Oppimisalustan valinta compliance-koulutukseen

Maksuton interaktiivinen työkalu

LMS-vaatimusten pisteytys

4 vaihettaEnintään 3 toimittajaaFI · SV · EN

Eikö työkalu lataudu? Avaa pisteytys uudessa välilehdessä. Vaihda kieleksi suomi valitsemalla työkalun yläreunasta FI.

Oppimisalustan valinta compliance-koulutukseen: näin pisteytät LMS-toimittajat

Kun oppimisalusta valitaan compliance-koulutukseen, virhe syntyy yleensä samalla tavalla: lyhytlista ratkeaa parhaan demon perusteella, ja puutteet paljastuvat vasta, kun tilintarkastaja tai valvoja kysyy, kuka on koulutettu, mihin versioon ja missä maassa.

Ratkaisu on kuvata oma organisaatio ennen markkinoihin tutustumista, muuttaa kuvaus lyhyeksi listaksi ehdottomia vaatimuksia ja painotetuksi listaksi muista vaatimuksista, ja pisteyttää toimittajat näytön eikä lupausten perusteella. Sama menetelmä on Datafisherin maksuttoman LMS-vaatimusten pisteytystyökalun taustalla, ja tämä opas käy sen läpi vaihe vaiheelta.

Miksi oppimisalustan valinta menee compliance-käytössä pieleen

Toimittajien demot on rakennettu näyttämään hyvältä puolessa tunnissa: kurssien tekeminen, viimeistelty oppijan etusivu ja suoritusprosentit kojelaudalla. Compliance-käytössä oppimisalusta arvioidaan muulla perusteella. Sen on tuotava oikea kurssi oikealle ihmiselle automaattisesti, säilytettävä tiedot, jotka voi esittää vielä vuosien päästä, hallittava sisältöä, joka muuttuu lain muuttuessa, ja koottava kaikesta tästä näyttö pyydettäessä.

Pohjoismaisilla organisaatioilla on lisäksi omat erityispiirteensä. Tyypillisessä konsernissa on yhtiöitä Suomessa ja Ruotsissa, ehkä Norjassa tai Baltiassa, sisältöä kahdella tai kolmella kielellä ja merkittävä joukko ihmisiä, jotka eivät ole pääpalkanlaskennan piirissä. Mikään tästä ei näy yleisessä demossa, mutta kaikki tämä ratkaisee, toimiiko alusta.

Compliance-koulutuksen LMS-järjestelmää ei valita ominaisuuksien perusteella. Se valitaan sen perusteella, pystyykö se osoittamaan maa- ja henkilökohtaisesti, että oikea koulutus on suoritettu.

Vaihe 1: Kuvaa organisaatio ennen markkinoita

Vaatimukset riippuvat siitä, kenet on koulutettava ja mihin. Kirjaa organisaation muoto ennen kuin avaat yhdenkään toimittajan sivuja. Nämä ovat pisteytystyökalun kysymät lähtötiedot, ja juuri ne muuttavat vaatimuslistaa eniten.

Koulutettavien määrä. Laske ne, joiden on suoritettava compliance-koulutus, älä koko henkilöstömäärää. 250 ja 10 000 oppijaa johtavat eri vastauksiin lisensoinnissa, hallinnossa ja raportoinnissa.

Juridiset yhtiöt. Erilliset tytäryhtiöt tarkoittavat yleensä erillisiä velvoitteita, erillistä raportointia ja joskus eri rekisterinpitäjiä. Viiden yhtiön hanke on eri asia kuin yhden.

Koulutuspolut. Laske erilliset rooli- ja sääntelykohtaiset polut: kaikkien toimintaohje, esihenkilöt, talous ja rahanpesun estäminen, IT ja tietoturva, hallitus. Jokainen polku tarvitsee omat kohdistussääntönsä.

Toimintamaat. Jokaisella maalla voi olla oma sisältönsä, omat määräaikansa ja oma yhteistoimintamenettelynsä. Jo Suomi ja Ruotsi ovat kaksi eri oikeusjärjestelmää.

Sisällön kielet ja se, mitkä niistä ovat välttämättömiä. Erota kielet, joita haluaisit tarjota, niistä kielistä, joita tietty yhtiö todella tarvitsee, jotta henkilöstö ymmärtää sisällön. Jälkimmäinen ryhmä ei ole valinnainen, joten siitä tulee vaatimus eikä toive.

HR-järjestelmän ulkopuoliset ryhmät. Alihankkijat, vuokratyöntekijät, hallituksen jäsenet, kausityöntekijät ja toimittajat tarvitsevat usein saman koulutuksen kuin työntekijät, mutta eivät koskaan näy HR-syötteessä. Juuri tässä compliance-kattavuus pettää useimmin.

Jos mietit vielä, mihin kunkin ryhmän on koulututtava, pohjoismainen toimintamalli yhdelle compliance-ohjelmalle monessa maassa ja monella kielellä käsittelee asiaa tarkemmin.

Vaihe 2: Erota ehdottomat vaatimukset painotetuista

Vaatimuslista, jossa kaikki on ”tärkeää”, ei erottele toimittajia. Jaa se kahteen osaan.

Ehdoton vaatimus (must-have). Jos toimittaja ei täytä sitä, se putoaa pois riippumatta siitä, mitä muuta se tekee hyvin. Pidä lista lyhyenä, yleensä viidestä kymmeneen kohtaa, ja tee jokaisesta testattava.

Painotettu vaatimus. Kaikki muu saa painon sen mukaan, kuinka paljon se teille merkitsee. Näistä saadut pisteet ratkaisevat järjestyksen niiden toimittajien kesken, jotka läpäisivät ehdottomat vaatimukset.

Organisaatiokuvauksen pitäisi siirtää vaatimuksia listalta toiselle. Pisteytystyökalu tekee sen automaattisesti, ja logiikka kannattaa kopioida, vaikka työskentelisit taulukkolaskennassa:

Useat toimintamaat nostavat ehdottomiksi vaatimuksiksi ”maa kohdistuksen perusteena” ja ”koulutuspolku arvioidaan uudelleen maan vaihtuessa”. Ilman niitä siirto Helsingistä Tukholmaan jättää ihmisen huomaamatta väärälle polulle.

Useat sisältökielet tekevät ydinvaatimuksiksi ”itsenäiset, erikseen versioidut kieliversiot” ja ”käyttöliittymän kieli riippumaton sisällön kielestä”. Ruotsinkielinen kurssi on voitava päivittää julkaisematta suomenkielistä uudelleen, ja on voitava osoittaa, minkä version kukin suoritti.

HR-syötteen ulkopuoliset ihmiset nostavat ”massakohdistuksen HR-syötteen ulkopuolisille ryhmille” painavaksi ehdottomaksi vaatimukseksi. Jos alihankkijat ja hallituksen jäsenet on lisättävä yksi kerrallaan, joku jää väliin.

Koko vaatimuslista aihepiireittäin on LMS-vaatimusten tarkistuslistassa compliance-koulutukseen. Käytä sitä valikkona ja organisaatiokuvausta suodattimena.

Mitä oppimisalusta tarvitsee compliance-käytössä: painavimmat arviointikriteerit

Useimmat LMS-vertailut pisteyttävät käytettävyyttä, kurssikirjastoja ja integraatioita. Compliance-käytössä nämä kriteerit ansaitsevat yleensä suurimmat painot.

Sääntöpohjainen kohdistus. Kurssit kohdistuvat automaattisesti HR-tiedoista maan, yhtiön, roolin ja aloituspäivän mukaan, ja kohdistus arvioidaan uudelleen, kun jokin niistä muuttuu.

Näyttö ja kirjausketju. Kuka suoritti minkä version, milloin ja millä tuloksella, säilytettynä niin kauan kuin politiikkanne edellyttää ja vietävissä yhtiökohtaisesti ilman tukipyyntöä.

Toistuvuus ja versiointi. Kertauskoulutusten syklit kurssikohtaisesti sekä mahdollisuus kouluttaa uudelleen vain ne, joita olennainen sisältömuutos koskee.

Kieliversiot. Erilliset kieliversiot omine hyväksyntöineen ja versiohistorioineen, ja oppija voi vaihtaa käyttöliittymän kieltä menettämättä suoritustietojaan.

Ulkoiset oppijat. Alihankkijat, hallituksen jäsenet ja toimittajat käsitellään massana, ja käyttöoikeus päättyy, kun yhteistyö päättyy.

Tietosuoja ja tietojen sijainti. Henkilötietojen käsittelijänä toimittaja tarvitsee GDPR:n mukaisen käsittelysopimuksen, ja teidän on tiedettävä, missä tiedot sijaitsevat ja keitä alikäsittelijöitä käytetään.

Sisällön siirrettävyys. SCORM-, xAPI- tai cmi5-tuki, jotta itse tehdyt tai ostetut kurssit eivät ole sidottuja yhteen alustaan.

Kokonaiskustannukset. Lisenssit, käyttöönotto, ylläpitoon kuluva aika ja irtautumisen hinta. Edullinen lisenssi ja raskas manuaalinen ylläpito tulevat harvoin halvemmiksi.

Vaihe 3: Pisteytä enintään kolme toimittajaa näytön perusteella

Kolme toimittajaa riittää todellisten erojen näkemiseen, ja heidät ehtii arvioida kunnolla. Useammilla demot sekoittuvat toisiinsa, harvemmilla vertailukohta puuttuu.

Pisteytä jokainen vaatimus lyhyellä asteikolla, esimerkiksi 0 (ei tuettu), 1 (kiertotie tai tiekartalla), 2 (tuettu konfiguroimalla) ja 3 (tuettu valmiina). Vaadi pisteille näyttöä:

Pyydä näkemään, älä kuulemaan. Tarjousvastauksen ”kyllä” on yhden pisteen arvoinen, kunnes olet nähnyt sen toimivan demossa tai testiympäristössä.

Käsikirjoita demo. Anna kaikille toimittajille samat skenaariot: työntekijä siirtyy Suomesta Ruotsiin, ruotsinkielinen kurssi päivitetään koskematta suomenkieliseen, 40 alihankkijaa lisätään taulukosta ja yhden yhtiön kolmen vuoden suoritustiedot viedään näytöksi.

Pisteytä heti demon jälkeen. Viikon päästä kirjatut pisteet kertovat viimeksi nähdystä toimittajasta, eivät näytöstä.

Ehdoton vaatimus, joka on ”tiekartalla”, on ehdoton vaatimus, joka ei täyty. Pisteytä se, mikä on olemassa tänään.

Vaihe 4: Tulosten tulkinta

Lue tulokset aina samassa järjestyksessä, niin päätös yleensä selkiytyy.

Ensin ehdottomat vaatimukset. Toimittaja, joka ei täytä jotakin niistä, putoaa pois, vaikka sen painotettu pistemäärä olisi korkein. Jos kaikki toimittajat kaatuvat samaan vaatimukseen, mieti, onko se todella ehdoton vai eikö markkina pysty siihen.

Sitten painotettu pistemäärä. Vertaa läpäisseiden toimittajien painotettuja summia. Muutaman pisteen ero on kohinaa; katso, mitkä alueet eron synnyttävät.

Sitten herkkyys. Muuta kahta tai kolmea painavinta painoa hieman. Jos järjestys kääntyy, päätös perustuu harkintaan, joka ohjausryhmän kannattaa tehdä tietoisesti.

Lopuksi kustannukset ja referenssit. Kun kaksi toimittajaa on lähellä toisiaan, kokonaiskustannukset ja referenssipuhelu samankaltaisen pohjoismaisen asiakkaan kanssa ratkaisevat.

Pisteytyksestä tarjouspyyntöön

Jos hankintaohjeet edellyttävät virallista tarjouspyyntöä, pisteytys on jo suurin osa työstä. Lähetä toimittajille ehdottomien ja painotettujen vaatimusten listat, pyydä heitä arvioimaan itse jokainen kohta lyhyen perustelun kera ja kerro, mitkä kohdat testataan demossa. Pidä painot itselläsi.

Näin rakennettu vaatimusmäärittely on toimittajille nopeampi vastata ja teille helpompi vertailla. Se tekee lopullisesta päätöksestä myös perusteltavan: jokainen, joka kysyy valinnan syytä, näkee vaatimuksen, painon, pisteet ja niiden takana olevan näytön.

Valmis kokoamaan lyhytlistan? Avaa LMS Requirements Scorecard, lataa pohjoismainen esimerkki nähdäksesi, miten se toimii, ja syötä sitten oma organisaatiosi ja enintään kolme toimittajaa.

Laajemman kuvan valitun alustan käytöstä saat oppaastamme compliance-LMS: miten valita, käyttää ja todentaa se, ja voit katsoa, miten Datafisherin oppimisalusta hoitaa monen maan compliance-koulutuksen.

Usein kysytyt kysymykset

Miten oppimisalusta valitaan compliance-koulutukseen?

Kuvaa ensin organisaatio (koulutettavat, yhtiöt, maat, kielet, ulkoiset oppijat), muuta kuvaus ehdottomiksi ja painotetuiksi vaatimuksiksi ja pisteytä lyhytlistan toimittajat käsikirjoitetuista demoista saadun näytön perusteella. Yleensä voittaa toimittaja, joka täyttää kaikki ehdottomat vaatimukset parhaalla painotetulla pistemäärällä.

Mitkä ovat tärkeimmät LMS-järjestelmän arviointikriteerit compliance-käytössä?

Sääntöpohjainen kohdistus, yhtiökohtaisesti vietävä kirjausketju, toistuvuus ja versiointi, erilliset kieliversiot, ulkoisten oppijoiden käsittely, GDPR:n mukainen tietojenkäsittely ja sisällön siirrettävyys. Käytettävyys on tärkeää, mutta se ratkaisee harvoin, pystyttekö osoittamaan vaatimustenmukaisuuden.

Kuinka monta toimittajaa lyhytlistalle?

Kolme on käytännöllinen määrä. Se antaa todellisen vertailun ja jättää aikaa käsikirjoitetuille demoille ja referenssipuheluille.

Mikä on ehdoton vaatimus oppimisalustan valinnassa?

Vaatimus, joka alustan on täytettävä jo nyt, jotta sitä ylipäätään harkitaan, esimerkiksi maakohtainen kohdistus monen maan konsernissa. Toimittaja, joka ei täytä sitä, suljetaan pois muista pisteistä riippumatta.

Miten vaatimukset painotetaan?

Seurausten mukaan: kuinka paljon compliance-riskiä tai hallintotyötä puuttuva vaatimus aiheuttaa? Näyttöön ja kohdistukseen liittyvät vaatimukset painavat yleensä enemmän kuin käyttöliittymä ja kurssikirjasto.

Tarvitaanko virallinen tarjouspyyntö?

Ei aina. Moni yritys tekee jäsennellyn arvioinnin vaatimuslistan ja käsikirjoitettujen demojen avulla. Jos hankintasäännöt edellyttävät tarjouspyyntöä, rakenna se samoista ehdottomista ja painotetuista listoista.

Voiko pisteytystyökalua käyttää jo käynnissä olevaan vertailuun?

Kyllä. Syötä organisaatiosi, käy läpi työkalun ehdottamat vaatimukset ja pisteytä toimittajat, joiden kanssa olet jo keskustelemassa. Se näyttää usein, mihin avoimiin kysymyksiin tarvitaan vielä näyttöä.

Lähteet ja lisälukemista